Wie is Martine, hoe ziet ze haar rol als directeur, en waar houdt de directie zich mee bezig? We vroegen het haar, aan de hand van haar eigen profiel op LinkedIn.

De persoon Martine Vanhecke

“Master in de rechten en criminologie, met een sterke expertise inzake strategisch, change- en organisatiemanagement. Ik word geprikkeld door complexe situaties, verbetermogelijkheden en vernieuwingen.” (Profiel LinkedIn)

Het klinkt gek, maar toen de  vacature voor directeur Bestuurszaken verscheen, had ik meteen kriebels in de buik: dit wil ik doen. Het profiel klopte. Hoewel ik niet actief op zoek was, had ik het gevoel dat ik altijd spijt zou hebben als ik niet zou solliciteren.

Het sollicitatieproces bevestigde bij elke stap mijn gevoel. De vragen getuigden van nieuwsgierigheid en een open-minded houding, en het was meteen duidelijk dat van mij ook een open geest verwacht werd. Het gaf me steeds meer zin om aan de slag te gaan.

Ik ben een optimistisch ingestelde en resultaatgerichte bezige bij, woonachtig in Drongen, en mama van 2 aan de UGent studerende zonen: Loïc (25) en Max (19). Beweging staat voor mij voorop: paardrijden, crosstrainer, met de fiets naar het werk … Het is een ideale uitlaatklep, en een perfecte aanvulling op het denkwerk dat vooropstaat in mijn job.

Als alumna werken aan en voor de universiteit waar bovendien ook nog eens mijn zonen studeren – dat is een bijzonder fijn gevoel en maakt me trots.

Met licentiaten criminologie en rechten op zak werkte ik eerst als advocaat aan de balie van Gent, om vervolgens mijn carrière de afgelopen 20 jaar uit te bouwen bij stad Gent.

Eerst nam ik als jurist voor het parkeerbedrijf grote dossiers ter harte, in het bijzonder overheidsopdrachten voor de bouw van een aantal stadsparkings. Ik amuseerde me daar wel mee, met zo’n lijvige dossiers. In een volgende carrièrefase mocht ik op het kabinet van de stadssecretaris en als directeur Bestuursondersteuning de juridisch-administratieve correctheid van de besluitvorming garanderen door enkele impactvolle interne veranderingstrajecten. Openbaarheid van bestuur en het digitaliseren van de besluitvorming zijn daar enkele voorbeelden van. Dit waren trajecten die soms sterke emoties losmaakten bij de betrokkenen. Daaruit heb ik veel geleerd.

De directie Bestuursondersteuning – ‘de secretarie’ –  van de stad heeft redelijk veel gelijkenissen met het secretariaat van de raad van bestuur bij de UGent, zij het dat er bij de stad ook een sterke juridische inslag bij hoort. Ik kom bij DBZ dus ‘bekende verantwoordelijkheden’ tegen.

De laatste jaren zette ik als directeur Bedrijfsvoering bij de Brandweerzone Centrum mijn tanden in een veranderingstraject van heel andere aard: de gemeentelijke brandweerwerking omvormen naar een autonome hulpverleningszone.

Brandweerlui zijn blussers, ook in de behandeling van problemen: het brandt, en dat moet zo snel mogelijk geblust worden. Het ‘doen’ stond boven het ‘denken’. Ik heb daaraan moeten wennen, maar leerde die mentaliteit ook appreciëren.

Aan de UGent kom je terug in een andere situatie: het ‘denken’ staat voorop. Werken voor een organisatie waar kennis wordt gecreëerd en doorgegeven is bijzonder boeiend. Zelf aan de slag gaan met die kennis ook. Voor mij is het duidelijk: denken en doen gaan hand in hand, en enkel als je ze combineert, zal je slagen.

De directeur Martine Vanhecke

Met het grotere plaatje voor ogen, breng ik mensen en departementen samen en maak hen warm om gezamenlijk de vooropgestelde doelen te bereiken. Door mijn juridische background bied ik onderbouwde adviezen gebaseerd op uitgebreide dossierkennis en wetenschappelijke argumenten. (Profiel LinkedIn)

Academisch beheerder Mike Nachtegael nam me in januari en februari –  in aanloop naar mijn start –  al op sleeptouw, en daar ben ik heel blij om. Laat ons het immers niet verbloemen: de start in maart was heftig. Terwijl ik nog geen tijd had gekregen om ieders rol te kennen en begrijpen, lag met de cases grensoverschrijdend gedrag een bijzonder zwaar dossier op tafel. Zwaar voor elke betrokkene, en voor elke persoon met een hart voor de UGent. Zwaar, zowel op emotioneel als juridisch vlak. Zo’n moeilijke periode weegt op iedereen. Een organisatie die lijdt, dat zijn de mensen die lijden, ook als men niet rechtstreeks betrokken is. Dat heb ik gemerkt. De impact is er op iedereen.

Ik stelde me dan ook veel vragen. Hoe kan in dit verhaal de juiste ondersteuning geboden worden? Hoe kan ik bijdragen – enerzijds in de behandeling van de individuele cases, anderzijds in de zoektocht naar antwoorden hoe de organisatie hiermee moet omgaan? Welke omslag is nodig – zowel op papier als in cultuur – en hoe realiseer je die? Hoe kunnen we een structureel kader helpen maken?

Wat ik daarin belangrijk vind, is dat we respectvol gedrag als uitgangspunt hanteren, en dat er samen naar oplossingen wordt gezocht. Samen, opnieuw in elke vorm waarin dat woord binnen de grote UGent past: binnen mijn directie, directies en faculteiten onderling, alsook individuele UGent’ers onderling.

Een organisatie als de UGent is een spiegel van de maatschappij. Er zullen altijd uitdagingen zijn. Het belangrijkste is dat je erkent dat er iets moet gebeuren. Ik zal me samen met vele collega’s dagelijks smijten, voor deze en de volgende uitdagingen die ons pad kruisen.

Wat ik als een hele mooie extra in deze organisatie ervaar is dat we over zo veel in-house expertise beschikken, op alle vlak. Ik kijk ernaar uit om daar in onze werking op velerlei manieren gebruik van te maken.

Ik werk in een organisatie met duizenden ‘consultants’, en dat ervaar ik als een ongekende luxe. Op juridisch vlak is er al een goede samenwerking, maar ik wil ook op zoek gaan naar expertise en samenwerking rond bijvoorbeeld procesoptimalisatie, werklastmeting ... Er is zo veel waarrond we expertise in eigen huis hebben, dus laat ons er gebruik van maken.

De directie Bestuurszaken

Binnen de directie Bestuurszaken staan we in voor de ondersteuning van good governance aan de UGent (door te werken rond integriteit, organisatiebeheersing en databescherming). We leveren algemene juridische ondersteuning (afdeling Juridische Zaken), en garanderen de administratief-juridische ondersteuning van de bestuurs- en adviesorganen (afdeling secretariaat van de Raad van Bestuur). Ook de afdeling Milieu en Duurzaamheid (waar enerzijds de uitvoering en naleving van de milieuwetgeving wordt bewaakt en anderzijds actief een beleid inzake duurzaamheid wordt geïmplementeerd)  en de afdeling Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (een grote noemer waaronder Trustpunt, het departement Veiligheid, het departement Medisch Toezicht en het departement Fysische Controle zijn ondergebracht) maken deel uit van de directie.

De meeste collega’s hebben hun werkplek op het rectoraat, maar sommigen werken ook op Campus UZ Gent en in de Proeftuinstraat.

Ik hou ervan deel uit te maken van een organisatie waar ik me met toewijding en enthousiasme kan inzetten om deze te laten groeien. (Profiel LinkedIn)

Wie de verschillende teams binnen mijn directie op papier bekijkt, denkt wellicht ‘wat een amalgaam’. Dat begrijp ik. Van bij de eerste gesprekken kon ik vaststellen dat elk team eigen doelstellingen heeft, die schijnbaar los van elkaar voorbereid en gerealiseerd kunnen worden.

Ik zeg bewust ‘schijnbaar’. In praktijk zijn er verschillende raakpunten en gemeenschappelijke doelstellingen:

• Elk team heeft een belangrijke interne dienstverlenende en bestuursondersteunende rol.
• In alle teams zit een compliance-component: de naleving van regelgeving controleren, bijvoorbeeld inzake milieu, veiligheid, welzijn, juridische zaken, besluitvorming …
• Elk team streeft binnen zijn werking naar kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Een universiteitbrede blik en netwerk zijn essentieel.

Ik zie het als een belangrijke opdracht voor mezelf als directeur om te werken aan het verder vormen en uitdragen van een visie ter ondersteuning van de kerntaken van de universiteit. Als groter geheel kunnen we meer betekenen dan de som van de afzonderlijke entiteiten kan.

Tegelijk heeft elk de eigenheid en ruimte om naast ondersteuning en controle ook meer beleidsmatige doelstellingen uit te werken, vaak in samenwerking met UGent’ers uit velerlei hoeken en gesteund door diverse wetenschappelijke expertise..

Na twee maand kan ik alleen maar zeggen dat mijn zin nog groter is geworden om mij samen met alle collega’s binnen DBZ en ver daarbuiten in te zetten.

Bijdragen tot een mooi UGent-verhaal, dat zie ik helemaal zitten...